Kiedy ewidencja i wnioski się nie zgadzają. Historia „urlopowa” w Gminie Goleniów
W goleniowskim Urzędzie Gminy czasem dokumenty i ewidencja pracują… na własną rękę. Historia z urlopami bezpłatnymi wiceburmistrzów, którzy kandydowali na radnych pokazuje, że nawet proste procedury potrafią przysporzyć urzędnikom sporo kłopotu.
Rok 2018
Henryk Zajko – wtedy zastępca burmistrza Roberta Krupowicza, w październiku 2018 roku został wybranym do Rady Miejskiej w Goleniowie. Zgodnie z prawem samorządowym, jako pracownik Urzędu Gminy i Miasta, był zobowiązany złożyć wniosek o urlop bezpłatny w terminie 7 dni od ogłoszenia wyników wyborów. I taki wniosek złożył – w dniu 29 października, wskazując, że urlop ma obowiązywać od 17 listopada 2018 r. do 31 grudnia 2018 r.
Problem w tym, że pierwsza sesja nowo wybranej rady odbyła się dopiero 19 listopada, a ewidencja czasu pracy H. Zajki odnotowała urlop bezpłatny dopiero 19–20 listopada.
Informacja przekazana radnej wskazywała jednak, że urlop bezpłatny trwał od 17 listopada, co nie pokrywało się z ewidencją czasu pracy. Dwa dni różnicy – ale w procedurach każdy dzień się liczy, bo każdy dzień przekłada się na konkretne pieniądze.
Efekt? Rozbieżność między tym, co zapisano w ewidencji a tym, co burmistrz Krupowicz przedstawił radnej i opinii publicznej. Nie wiadomo, kto w tej historii ponosi odpowiedzialność, ale efekt jest jasny: dokumenty i ewidencja nie współgrają ze sobą.
Rok 2024
Kilka lat później podobna sytuacja pojawiła się w przypadku Tomasza Banacha i Anity Jurewicz. W dniu 6 maja 2024 roku, gdy zarządzeniami odwołano ich z funkcji zastępców burmistrza, ewidencja nadal pokazywała ich obecność w pracy.
Ktoś powie – ale zarządzenia opublikowano tego dnia po godz. 16-tej. Nie ma to najmniejszego znaczenia. W treści zarządzeń wskazano datę, ale nie wskazano godziny odwołania, a to oznacza, że w tym dniu nie byli już pracownikami Urzędu Gminy i Miasta w Goleniowie.
Niepokojące? Tak. Wyjaśnienia urzędu powoływały się na brak akt osobowych, które rzekomo zostały przeniesione do Urzędu Marszałkowskiego. W praktyce oznaczało to, że urząd nie mógł formalnie potwierdzić na podstawie akt osobowych, czy wnioski o urlop zostały złożone, co otwierało pole do interpretacji i… wątpliwych manewrów proceduralnych.
Przypomnijmy, że z Regulaminu Organizacyjnego UGiM wynika jasno: kadry mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, urlopów i innych nieobecności pracowników.
§ 23. Do zadań Biura Kadr i Szkoleń należy w szczególności:
10) prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów wypoczynkowych i innych nieobecności pracowników
Jeżeli wnioski istniały, powinny być odnotowane w ewidencji. Jeżeli pracownik został odwołany ze stanowiska, powinno to być odnotowane w ewidencji. Jeśli ewidencja pokazuje coś innego niż dokumenty lub odpowiedź urzędowa, rodzi to pytania o rzetelność, przestrzeganie procedur i zgodności naliczania wynagrodzenia ponieważ:
§ 15. Do zadań Wydziału Finansowego należy w szczególności:
8) wypłacanie wynagrodzeń pracownikom Urzędu wraz z pochodnymi, należnych
zasiłków, itp., na podstawie dokumentacji źródłowej prowadzonej przez Biuro Kadr i Szkoleń,
I nie jest to problem wyłącznie historyczny. Historia z 2018 roku powtarza się w 2024 – procedury i rzeczywistość rozjeżdżają się w tej samej gminie, w tym samym urzędzie.
Wnioski
Obie sprawy – H. Zajko sprzed lat i T. Banach z A. Jurewicz w ostatniej kadencji – pokazują, że nawet w pozornie prostych kwestiach, jak urlop bezpłatny, w urzędzie mogą powstać rozbieżności między wnioskami, ewidencją i informacją przekazywaną radzie lub opinii publicznej.
Dla mieszkańców i obserwatorów życia samorządowego to jasny sygnał: proceduralny chaos może prowadzić do niejasności i nadużyć. Dla władz gminy to ostrzeżenie, że brak spójności w dokumentacji może skutkować błędnymi decyzjami kadrowymi lub finansowymi.
Zespół SIgnatur
Portalu goleniow.net
