Burmistrz miał ludzi od wszystkiego. Od czego był burmistrz?
Był sobie burmistrz, który lubił wiedzieć, że wszystko jest w porządku. Szczegóły zostawiał podwładnym. W końcu od tego ich miał. Kiedy meldowali, że sprawa została załatwiona, przyjmował meldunek i mógł spać spokojnie.
Kłopoty zaczynały się rano, gdy ktoś otwierał kopertę z urzędu.
Mieszkaniec zadawał zwykłe pytanie, a otrzymywał odpowiedź, z której wynikało głównie, że nie powinien był go zadawać. Na kilku stronach mieściły się przepisy, zapewnienia o staranności i pouczenia. Dla wyjaśnienia sprawy zabrakło miejsca.
Niektórzy adresaci okazywali się wyjątkowo uciążliwi, ponieważ czytali pisma do końca. O zgrozo, zaglądali nawet do przepisów i porównywali otrzymaną odpowiedź z poprzednią. Zauważywszy rozbieżność, pisali ponownie, czym psuli statystykę spraw zakończonych.
Urząd miał na to sposób i usztywniał ton. Skoro pierwsza odpowiedź nie przekonała adresata, następna musiała być bardziej stanowcza. Najwyraźniej łatwiej było pouczyć mieszkańca, niż poprawić własny błąd.
Burmistrz dowiadywał się o tym wszystkim w wersji znacznie przyjemniejszej. Pismo wysłano, sprawę sprawdzono, procedur dochowano. Mieszkaniec nadal niezadowolony? Wiadomość nikogo specjalnie nie dziwiła. Wiadomo przecież, jacy są mieszkańcy. Dostaną odpowiedź i jeszcze chcą, żebym odpowiadał na każde pytanie.
Z czasem w bajkowym urzędzie przyjęło się, że zapewnienie o rzetelności jest wystarczającym dowodem rzetelności. Jeśli dokumenty mówiły coś innego, należało ponownie zapewnić o rzetelności, najlepiej na papierze z nagłówkiem i wyraźną pieczęcią, żeby wątpliwości wiedziały, z kim mają do czynienia.
Burmistrz zapewniał więc publicznie, że urząd działa sprawnie. Kiedy padało pytanie, kto zajmuje się konkretną sprawą, trzeba było dopiero dopytać podwładnych. Do zapewnień wystarczał meldunek. Szczegóły trzeba było ustalać.
W takich chwilach szczególnie przydawały się upoważnienia. Bardzo pożyteczne dokumenty, które pozwalały innym działać w imieniu burmistrza. W naszej bajce miały jeszcze jedną zaletę: można było nimi wskazać, kto podpisał nieszczęsne pismo.
Tu podpisał zastępca, tam przygotował pracownik, gdzie indziej sprawdziła osoba odpowiedzialna. Burmistrz siedział na końcu tego wyliczenia tak niewinnie, jakby przypadkiem wynajął pokój w budynku urzędu.
Tymczasem mieszkańcy wybrali go do kierowania całością. Nie wymagają, żeby osobiście pisał każdą odpowiedź. Chcą, żeby urząd pod jego kierownictwem odpowiadał zgodnie z prawem, rzeczowo i bez traktowania pytającego jak intruza. Pracownicy odpowiadają za swoje działania, burmistrz za organizację ich pracy i nadzór nad jej jakością.
Upoważnienie nie służy do oddawania odpowiedzialności razem z długopisem. Podpis zastępcy pod wadliwym pismem nie zwalnia przełożonego z pytań o nadzór, zwłaszcza gdy odpowiedzią urzędu na wskazaną pomyłkę staje się kolejne pouczenie.
Burmistrz powinien czasem przeczytać to, co mieszkańcy dostają w jego imieniu, bez przygotowanego wcześniej zapewnienia, że wszystko jest prawidłowe. Przeczytać tak zwyczajnie i odpowiedzieć sobie na jedno pytanie: czy sam chciałbym dostać taką odpowiedź?
Gdyby okazało się, że nie, pozostaje zabrać się do pracy. Ustalić, skąd biorą się błędy, poprawić je i dopilnować, żeby nie wracały w następnej kopercie. Od tego zaczyna się kierowanie urzędem. Zdjęcie na Facebooka można zrobić sobie kiedy indziej.
Bajka kończy się, gdy burmistrz odkrywa, że mieszkańcy wybrali go do kierowania urzędem i pilnowania pracy podwładnych, bo kogoś, kto na widok błędów tylko rozłoży ręce, znaleźliby za darmo.
Zespół SIgnatur
Portalu goleniow.net
