Czy ktoś w urzędzie przeczytał do końca przepisy?

Komunikat urzędu w Goleniowie wywołuje pytania o prawa mieszkańców

Komunikat opublikowany przez Urząd Gminy i Miasta w Goleniowie wywołał zdziwienie wielu mieszkańców. Powód? Sugestia, że zwykłe e-maile kierowane do urzędu mogą być pozostawiane bez rozpoznania.

Urząd Gminy i Miasta w Goleniowie opublikował komunikat dotyczący zasad doręczania korespondencji elektronicznej. Z informacji przekazanej mieszkańcom wynika, że zwykła wiadomość e-mail wysłana do urzędu nie stanowi prawidłowego kanału doręczenia pism urzędowych i może zostać pozostawiona bez rozpoznania.

Magistrat powołuje się przy tym na przepisy ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych oraz art. 63 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego, wskazując że korespondencja elektroniczna powinna być kierowana wyłącznie za pośrednictwem:

• systemu e-Doręczeń,

• Elektronicznej Skrzynki Podawczej ePUAP.

Choć przywołany przepis rzeczywiście istnieje, sposób przedstawienia sprawy w komunikacie może budzić wątpliwości. Problem polega na tym, że komunikat odnosi się tylko do jednego fragmentu przepisów, pomijając inne regulacje, które gwarantują obywatelom możliwość kontaktu z administracją publiczną.

Co naprawdę mówi Kodeks postępowania administracyjnego

Urząd powołuje się na art. 63 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego, który stanowi, że podania mogą być wnoszone:

• pisemnie,

• ustnie do protokołu,

• w postaci elektronicznej przez system teleinformatyczny organu.

Przepis rzeczywiście wskazuje również, że podania wniesione na zwykły adres e-mail organu administracji publicznej mogą zostać pozostawione bez rozpoznania.

Warto jednak podkreślić, że regulacja ta dotyczy formalnych podań w postępowaniu administracyjnym, a nie wszelkiej korespondencji kierowanej do urzędu.

W praktyce administracyjnej w całej Polsce zwykła poczta elektroniczna jest wciąż wykorzystywana do kontaktu mieszkańców z urzędami – choćby w celu uzyskania informacji czy zgłoszenia problemu.

Konstytucja gwarantuje prawo do składania skarg

Najważniejszy przepis w tej sprawie znajduje się jednak wyżej w hierarchii prawa.

Zgodnie z art. 63 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej:

„Każdy ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w interesie publicznym, własnym lub innej osoby do organów władzy publicznej”.

Prawo to zostało rozwinięte w Kodeksie postępowania administracyjnego.

Zgodnie z art. 221 §1 KPA:

„Zagwarantowane każdemu w Konstytucji prawo składania skarg i wniosków do organów państwowych oraz jednostek samorządu terytorialnego jest realizowane na zasadach określonych w niniejszym dziale”.

Natomiast art. 253 §1 KPA stanowi:

„Organy państwowe oraz organy jednostek samorządu terytorialnego obowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków”.

Oznacza to, że każdy mieszkaniec ma prawo zgłosić sprawę do urzędu, a administracja ma obowiązek takie zgłoszenie przyjąć.

Skarga ustnie do protokołu – prawo, o którym wielu nie wie

Warto przypomnieć o jeszcze jednym przepisie Kodeksu postępowania administracyjnego.

Zgodnie z art. 63 §1 KPA podanie może zostać złożone również ustnie do protokołu.

W praktyce oznacza to, że mieszkaniec ma prawo przyjść do urzędu i zgłosić sprawę ustnie. Urzędnik ma wówczas obowiązek sporządzić protokół z takiego zgłoszenia.

Dlatego nawet osoba, która nie korzysta z internetu ani z systemów takich jak ePUAP czy e-Doręczenia, wciąż ma pełne prawo do kontaktu z administracją.

Wniosek o informację publiczną można wysłać e-mailem

Jeszcze inaczej wygląda sytuacja w przypadku wniosków o informację publiczną.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, informacja publiczna jest udostępniana na wniosek.

Ustawa nie przewiduje żadnej szczególnej formy takiego wniosku.

Potwierdziły to wielokrotnie sądy administracyjne.

Przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 16 marca 2009 r. (I OSK 1277/08) stwierdził:

„Wniosek o udostępnienie informacji publicznej może zostać złożony także drogą poczty elektronicznej i nie wymaga podpisu elektronicznego”.

Podobne stanowisko zajął również NSA w wyroku z 21 lipca 2011 r. (I OSK 745/11).

Również WSA w Warszawie (II SAB/Wa 118/13) oraz WSA w Krakowie (II SAB/Kr 227/13) wskazywały, że brak odpowiedzi na taki wniosek może zostać uznany za bezczynność organu administracji publicznej.

Obowiązki urzędu wobec prasy

Sprawa ma również znaczenie z punktu widzenia działalności mediów.

Zgodnie z art. 4 ustawy Prawo prasowe:

„Organy państwowe oraz samorządowe są obowiązane do udzielania prasie informacji o swojej działalności”.

Oznacza to, że zapytania redakcji dotyczące działalności urzędu – także kierowane drogą elektroniczną – powinny być traktowane poważnie.

Prawo prasowe przewiduje również odpowiedzialność za utrudnianie krytyki prasowej.

Jak złożyć skargę lub wniosek w urzędzie – poradnik dla mieszkańców

Mieszkańcy, którzy chcą zgłosić sprawę do urzędu, mają kilka w pełni legalnych możliwości.

1. Złożenie pisma w urzędzie

Pismo można złożyć w biurze podawczym. Urząd ma obowiązek je zarejestrować.

2. List tradycyjny

Skargę lub wniosek można wysłać pocztą. Taka forma jest w pełni skuteczna prawnie.

3. Zgłoszenie ustne

Mieszkaniec może zgłosić sprawę ustnie w urzędzie, a urzędnik musi sporządzić protokół.

4. Wniosek o informację publiczną

Można go złożyć również zwykłym e-mailem.

5. Skarga na bezczynność urzędu

Jeżeli urząd nie odpowiada na wniosek o informację publiczną, obywatel może złożyć skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Czego nie powiedział urząd w komunikacie

W komunikacie opublikowanym przez magistrat zabrakło kilku istotnych informacji.

Po pierwsze – konstytucyjnego prawa obywateli do składania skarg i wniosków.

Po drugie – możliwości zgłoszenia sprawy ustnie do protokołu.

Po trzecie – faktu, że wniosek o informację publiczną można skutecznie złożyć zwykłym e-mailem.

W efekcie komunikat może sprawiać wrażenie bardziej restrykcyjnego, niż wynika to z rzeczywistego brzmienia przepisów.

Redakcja będzie monitorować sytuację

W związku z pojawiającymi się sygnałami mieszkańców redakcja będzie obserwować sposób stosowania nowych zasad komunikacji z urzędem.

Jeżeli pojawią się potwierdzone przypadki, w których urząd:

• ignoruje wnioski o informację publiczną wysyłane e-mailem,

• odmawia przyjęcia skarg lub wniosków,

• nie odpowiada na zapytania prasowe,

każda taka sprawa będzie analizowana pod kątem przepisów prawa.

W uzasadnionych przypadkach nie wykluczamy kierowania zawiadomień do organów nadzoru lub prokuratury w związku z możliwym niedopełnieniem obowiązków przez funkcjonariuszy publicznych (art. 231 Kodeksu karnego).

Urząd powinien ułatwiać kontakt z mieszkańcami

Cyfryzacja administracji publicznej jest potrzebna i nieunikniona. Systemy takie jak ePUAP czy e-Doręczenia mają usprawnić komunikację obywateli z państwem.

Nie powinny jednak prowadzić do sytuacji, w której mieszkańcy odnoszą wrażenie, że najprostszy sposób kontaktu z urzędem – zwykły e-mail – staje się problemem.

Bo urząd gminy istnieje przede wszystkim dla mieszkańców.

I na koniec

Prawo administracyjne bywa skomplikowane, ale jedno jest pewne – warto czytać je w całości.

Zwłaszcza gdy publikuje się komunikaty dla mieszkańców.
Bo czasem wystarczy kilka dodatkowych artykułów ustawy i parę wyroków sądów, aby okazało się, że rzeczywistość prawna wygląda… trochę inaczej niż w urzędowym komunikacie.

Andrzej Bugajski

Prosimy czytelników o powielanie tekstu wraz z poradnikiem