Pani czytelniczka pisze w liście do naszej redakcji – Wydrukowałam wasz Informator dot . wnoszenia Pism do Urzędu Miejskiego
Spotkałam bardzo ciekawy art. dotyczący Goleniowa autorstwa Redaktora Naczelnego – Andrzeja Bugajskiego – dotyczący wnoszenia pism do Urzędów przez osobę Fizyczną .
Moja Sprawa dotyczy Urzędów woj. Świętokrzyskiego . Skoro zgodnie z art .63 Kpa można wnosić Pisma: pisemnie , ustnie do protokołu , faksem . Faks -jest to przestarzała forma komunikacji i trudno spotkać np na Poczcie lub w Urzędzie Faks. Wysyłając Pismo do Gminy Faksem – Urząd otrzymuje kopię pisma . Nowocześniejszą Formą korespondencji jest Skan Pisma w Formacie PDF -czyli drukarki wyposażone są w Skaner – jest to inaczej mówiąc -zdjęcie Pisma -Urząd otrzymuje też kopię Pisma , która jest bardziej czytelna od Pisma wysłanego Faksem .
Urząd uznaje jednak ,że Skan Pisma wysłany e-mailem w Formacie PDF -nie zawiera oryginalnego podpisu osoby wysyłającej i nie może być pismem prawidłowo złożonym . Natomiast otrzymana kopia -wysłana Faksem ( mniej czytelna) jest Dokumentem prawidłowym . ( ???)
Czy zatem Urzędnicy mają rację ? Art. 63 parg. 1 Kpa -nie zawiera zapisu : skan Pisma w Formacie PDF – ponieważ Ustawodawca nie przewidział ,że wraz z rozwojem teleinformatyki -zostaną wyprodukowane drukarki wyposażone w Skanery ( dzisiaj już dostępne i popularne).
Czy zatem Ustawodawca ma obowiązek na bieżąco -śledzić produkcję urządzeń teleinformatycznych , nową formę przesyłu i za każdym razem zmieniać Ustawę ?
Czy osoby fizyczne 60,70,80 letnie muszą zakładać sobie konta z elektronicznym podpisem ?
Co mają robić osoby w/w w przypadku gdy otrzymają Pismo z Urzędu w Formie ciągu cyferek , literek i znaków interpunkcyjnych – by odczytać otrzymane Pismo – zmuszone są szukać informatyka -by przekształcił to Pismo -na możliwe do odczytania ?
Dziękuję , że zajmujecie się tak ważnym Problemem .
Podobne zdanie do WAS ma ; Główny Urząd Nadzoru Budowlanego – > ciekawe interpretacje GUNB- dopuszczalne formy wnoszenia skarg ……( proszę się zapoznać ).
Moja Sprawa dotyczy Starostwa w Pińczowie ; również Pisma od Geodety Kraju zawierają zapis iż moje Pisma – przesłane jako Skan Pism w Formacie PDF – uznane są jako Pisma przesłane zwykłym mailem i nie mogą być rozpatrywane ( chociaż są Pismami opatrzone adresem do korespondencji , zawierają adres e-maila oraz podpis ). Czyli zjawisko to jest popularnie stosowane .
Pismo do WAS wysyłam jako zwykły e-mail . Proszę o podpowiedz co mam z tym problemem zrobić ?
List podpisany Imieniem i nazwiskiem dane osoby piszącej chronione Prawem Prasowym
Nasza odpowiedź:
Szanowna Pani ,
Dziękuję za wiadomość oraz za podzielenie się swoimi doświadczeniami. Problem, który Pani opisuje, nie dotyczy wyłącznie Starostwa Powiatowego w Pińczowie ani urzędów województwa świętokrzyskiego. Z podobnymi sytuacjami spotykają się mieszkańcy wielu miejsc w Polsce. W ostatnich miesiącach opisywaliśmy również sprawę dotyczącą Gminy Goleniów, gdzie sposób przyjmowania korespondencji elektronicznej stał się przedmiotem skargi uznanej następnie za zasadną przez Radę Miejską.
Czy skan podpisanego pisma wysłany e-mailem jest „pełnoprawnym” pismem?
Tu niestety odpowiedź nie jest tak prosta, jak mogłoby się wydawać.
Art. 63 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego rzeczywiście wskazuje kilka sposobów wniesienia podania, m.in.:
- pisemnie,
- ustnie do protokołu,
- telefaksem,
- za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Na pierwszy rzut oka można odnieść wrażenie, że skoro można wysłać faks, to tym bardziej można wysłać skan podpisanego dokumentu w formacie PDF. Z technicznego punktu widzenia taki argument wydaje się logiczny.
Problem polega jednak na tym, że przepisy rozróżniają dwie różne rzeczy:
- dokument papierowy,
- dokument elektroniczny.
Skan papierowego pisma nie staje się dokumentem elektronicznym w rozumieniu przepisów prawa. Jest jedynie obrazem dokumentu papierowego.
Dlatego większość organów administracji stoi na stanowisku, że zwykły e-mail z załączonym skanem podpisanego pisma nie spełnia wymogów formalnych przewidzianych przez Kodeks postępowania administracyjnego.
Dlaczego faks jest dopuszczalny, a skan PDF nie?
To pytanie zadaje sobie wiele osób.
Przepisy zostały skonstruowane w latach, gdy telefaks był podstawowym środkiem szybkiego przekazywania dokumentów. Ustawodawca wprost wpisał go do ustawy.
Skan przesłany pocztą elektroniczną pojawił się później i nigdy nie został w taki sam sposób uregulowany.
Powoduje to sytuację, która z punktu widzenia zdrowego rozsądku wydaje się nielogiczna:
- niewyraźna kopia z faksu jest uznawana,
- czytelny skan podpisanego dokumentu często już nie.
To jeden z przykładów, gdy rozwój technologii wyprzedził obowiązujące przepisy.
Czy ustawodawca powinien zmieniać przepisy?
W praktyce prawo powinno nadążać za rozwojem technologicznym.
Nie oznacza to jednak, że ustawodawca musi każdorazowo reagować na pojawienie się nowego urządzenia czy programu komputerowego.
Powinien natomiast tworzyć przepisy na tyle elastyczne, aby obejmowały nowe technologie bez konieczności ich ciągłego nowelizowania.
W przypadku art. 63 KPA wielu prawników od lat zwraca uwagę, że regulacje nie odpowiadają już współczesnym realiom komunikacji elektronicznej.
Czy każdy obywatel musi posiadać podpis elektroniczny?
Nie.
Nie istnieje przepis nakazujący każdemu obywatelowi posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Obecnie obywatel może korzystać z kilku rozwiązań:
- podpisu kwalifikowanego,
- podpisu osobistego (w e-dowodzie),
- Profilu Zaufanego,
- e-Doręczeń,
- tradycyjnej korespondencji papierowej.
Problem polega jednak na tym, że dla wielu osób starszych korzystanie z tych narzędzi jest trudne lub wręcz niemożliwe bez pomocy osób trzecich.
Czy osoby starsze są w ten sposób wykluczane?
To bardzo ważny aspekt.
Proces cyfryzacji administracji powinien ułatwiać kontakt obywatela z urzędem, a nie go utrudniać.
Nie można zakładać, że każdy 70- czy 80-latek:
- posiada komputer,
- ma smartfon,
- potrafi założyć Profil Zaufany,
- umie korzystać z podpisu elektronicznego.
Państwo ma obowiązek zapewnić dostępność usług publicznych również osobom wykluczonym cyfrowo.
Z tego względu nadal funkcjonuje możliwość składania dokumentów w formie papierowej.
A co z pismami przesyłanymi przez urzędy?
Coraz częściej administracja korzysta z systemu e-Doręczeń.
Pisma doręczane są w postaci elektronicznej i rzeczywiście dla części obywateli ich odczytanie może stanowić problem.
Dlatego ustawodawca pozostawił możliwość korzystania z tradycyjnej korespondencji osobom, które nie mają obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń.
Czy urzędy zawsze mają rację?
Nie zawsze.
Choć wiele urzędów odmawia uznania zwykłego e-maila ze skanem jako skutecznie wniesionego podania, nie oznacza to, że mogą całkowicie zignorować otrzymaną wiadomość.
Jeżeli z jej treści wynika, czego obywatel się domaga, organ powinien ocenić, czy istnieją podstawy do wezwania do usunięcia braków formalnych albo do poinformowania strony o właściwym sposobie wniesienia pisma.
Każda sprawa wymaga indywidualnej oceny.
Wspomniane interpretacje GUNB
Ma Pani rację, że Główny Urząd Nadzoru Budowlanego prezentował stanowiska wskazujące na potrzebę elastycznego podejścia do niektórych form korespondencji elektronicznej.
Nie oznacza to jednak, że interpretacje GUNB mają moc powszechnie obowiązującego prawa. Są one wskazówką interpretacyjną, ale nie wiążą wszystkich organów administracji.
Co można zrobić w Pani sytuacji?
Jeżeli uważa Pani, że urząd narusza przepisy lub nadmiernie formalistycznie interpretuje prawo, warto:
- zwrócić się o pisemne wskazanie podstawy prawnej odmowy uznania pisma,
- zażądać wydania formalnego rozstrzygnięcia, jeżeli urząd odmawia prowadzenia sprawy,
- w razie potrzeby złożyć skargę do organu wyższego stopnia,
- rozważyć wniesienie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego, jeżeli sprawa zakończy się decyzją lub postanowieniem podlegającym kontroli sądu.
Nasza opinia
Opisana przez Panią sytuacja pokazuje, że obowiązujące przepisy nie zawsze nadążają za współczesnymi sposobami komunikacji.
Z punktu widzenia przeciętnego obywatela trudno zrozumieć, dlaczego ustawodawca nadal dopuszcza przesłanie dokumentu faksem, a jednocześnie wiele urzędów odmawia uznania czytelnego skanu podpisanego pisma wysłanego pocztą elektroniczną.
Nie oznacza to jednak automatycznie, że urzędnicy działają bez podstawy prawnej. W wielu przypadkach stosują oni obowiązujące przepisy oraz utrwalone orzecznictwo sądów administracyjnych, które przyjmuje, że zwykły e-mail ze skanem podpisanego pisma nie jest tożsamy z elektronicznym podaniem wniesionym zgodnie z wymaganiami KPA.
Jednocześnie coraz częściej pojawiają się głosy środowisk prawniczych oraz instytucji publicznych wskazujące, że przepisy wymagają dostosowania do współczesnych realiów komunikacji elektronicznej. Cyfryzacja administracji powinna ułatwiać obywatelom kontakt z urzędami, a nie tworzyć kolejne bariery formalne.
Dziękujemy za przesłaną wiadomość. Takie sygnały pokazują, że problem ma charakter ogólnopolski i warto o nim rozmawiać, ponieważ dotyczy tysięcy obywateli, zwłaszcza osób starszych, które często czują się zagubione w szybko postępującej cyfryzacji administracji publicznej.
Z poważaniem
Andrzej Bugajski
