Jawność po goleniowsku – czyli jak przepisy spotykają się z urzędniczą praktyką

W dniach 14–19 maja 2025 roku Wojewoda Zachodniopomorski zawitał do Rady Powiatu Goleniowskiego. Cel wizyty? Sprawdzić, jak wygląda przyjmowanie i załatwianie skarg oraz wniosków mieszkańców. Wyniki kontroli, udostępnione w sierpniu 2025 roku pismem znak K-2.431.1.27.2025.7.TP, były… pouczające.
Link do kopi pisma – WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

 

Z protokołu wynikało, że w praktyce bywało różnie:

• terminy załatwienia spraw przekraczały ustawowe siedem dni,

• pisma podpisywały osoby nieupoważnione,

• zawiadomienia dla obywateli czasem omijały pouczenie o prawie wniesienia skargi,

• symbole klasyfikacyjne w dokumentach bywały nieprawidłowe,

• a w części akt brakowało śladów przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO.

 

Wojewoda przypomniał urzędnikom oczywistości: przestrzeganie terminów z Kodeksu postępowania administracyjnego, podpisywanie dokumentów wyłącznie przez osoby upoważnione, przekazywanie skarg w 7-dniowym terminie, stosowanie poprawnych symboli klasyfikacyjnych i zamieszczanie pouczeń dla obywateli.

I tu powinna być kropka. Ale życie lokalnej administracji przypomina raczej dramat komiczny w trzech aktach.

Dokument dokumentowi nierówny

Problem nie kończy się na powiecie. W Urzędzie Gminy w Goleniowie, szczególnie w poprzednich kadencjach, praktyki były niemal identyczne. Mieszkańcy szybko zauważyli, że dane w protokołach niby były „zanonimizowane”. W rzeczywistości ukryto je jedynie zmianą koloru tła w pliku Word. RODO? Śmiech przez łzy.

Publikowanie dokumentów w Wordzie czy jako skanów bez podpisu elektronicznego to już poważny problem. Prawo mówi jasno:

• art. 6 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej definiuje dokument urzędowy jako treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwaloną i podpisaną przez funkcjonariusza publicznego w ramach jego kompetencji. Sam plik w BIP – bez podpisu – dokumentem urzędowym nie jest.

• rozporządzenie MSWiA z 18 stycznia 2007 r. w sprawie BIP nakazuje, by dokumenty publikowane były w formie niebudzącej wątpliwości co do ich zawartości. Word z „ukrytym” tekstem i skan bez podpisu elektronicznego takich wymagań nie spełnia.

• ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 19b ust. 3) już dziś przewiduje, że wzory dokumentów elektronicznych powinny być tworzone z uwzględnieniem podpisu kwalifikowanego – nawet jeśli pełny obowiązek wejdzie w życie dopiero w 2029 r.

W praktyce więc dokument Word czy niepodpisany skan w BIP to tylko iluzja jawności. Prawdziwą moc urzędową ma dopiero dokument opatrzony podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub zaufanym) i udostępniony w formacie PDF.

Instrukcja kancelaryjna – origami w urzędzie

Instrukcja kancelaryjna? Oficjalnie istnieje, ale w praktyce bywa papierową ozdobą. Symbole klasyfikacyjne nadaje się według widzimisię, terminy dopasowuje do rytmu sesji, a pouczenia obywatela – jeśli się pojawiają – pełnią raczej funkcję dekoracyjną niż prawną.

Innymi słowy: instrukcja jest jak poradnik do origami – wygląda pięknie na półce, ale w rękach urzędnika może powstać… cokolwiek.

Kodeks postępowania administracyjnego nie jest tak łaskawy: skargę trzeba przekazać właściwemu organowi w ciągu 7 dni. W Goleniowie? Terminy dopasowano do kalendarza sesji Rady. Obowiązek ustawowy? Prawo musi poczekać.

Może dlatego od lat wybieramy tych samych przedstawicieli, którzy obrośli w piórka tak mocno, że podobne wpadki nie robią już na nich żadnego wrażenia?

Jawność to nie dekoracja

Word, skany i pieczątki to za mało. Uparty mieszkaniec lub mieszkanka może skutecznie podważyć w sądzie administracyjnym moc prawną takiego „dokumentu” – nawet jeśli urzędnicy udostępniają go w BIP z pełną powagą.

W idealnym świecie profesjonalna administracja powinna działać inaczej:

• publikować dokumenty w PDF z podpisem elektronicznym,

• stosować poprawne symbole kancelaryjne,

• zamieszczać prawidłowe pouczenia,

• dotrzymywać terminów z KPA.

To nie fanaberie, ale minimalny standard, który odróżnia profesjonalny urząd od kabaretu.

Wnioski nasuwają się same

Jawność to nie dekoracja ani wygodne obejście przepisów. To fundament zaufania obywateli do instytucji publicznych. A fundamentów nie da się zbudować na pliku Word z ukrytym tekstem ani na skanie bez podpisu.

PDF z podpisem elektronicznym, prawidłowe pouczenia, dotrzymywanie terminów i stosowanie instrukcji kancelaryjnej – to powinno być oczywiste. Choć nie wszyscy urzędnicy w Goleniowie chcą i potrafią się z tym zgodzić.

Bo jawność w Wordzie to jak zasłona z firanki – niby nic nie widać, ale każdy widzi, że odkryto za dużo.

 

Zespół Redakcji goleniow.net